初心者向け！外国人採用フローについて

外国人採用を検討する際に理解しておくべき事項

外国人採用に注目が集まる理由

• 労働力の確保

  令和5年のデータによれば、日本の総人口は減少傾向にあり、生産年齢人口（15歳から64歳）の減少が顕著です。このような状況下で、企業は安定した生産体制を維持するために、新たに外国人を含む多様な人材確保に向けてさまざまな採用戦略を模索しています。特に、介護や小売・サービスなどの人手不足が深刻な分野では、国内外からの人材確保が喫緊の課題です。そのため、一定の専門性や技能を持つ外国人労働者の存在は、これらの業界や職種にとって不可欠な要素となるでしょう。

• グローバル化の進展

  少子高齢化や人口減少による国内市場の縮小を背景に、海外市場に活路を見出す日本企業が増加しています。
  現地の言語や文化に対応できる外国人材の採用は、販路開拓の鍵を握る重要な要素です。また、顧客や取引先との円滑なコミュニケーションを可能にし、信頼関係の構築にも寄与するでしょう。さらに、外国人の専門知識や日本の常識にとらわれない視点は、技術革新やビジネス機会の創出を促し、多様な働き方の導入を通じて、社内の活力向上や相互理解を深める好循環が期待されます。

• 国の政策支援

  日本政府は、特定技能制度や技能実習制度をはじめ、外国人材の採用を支援するさまざまな政策を導入しています。例えば、「外国人雇用管理アドバイザー制度」では、採用時の不安や雇用後の注意点について、相談や指導を受けることができます。また、「人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備コース）」では、外国人特有の事情に配慮した就労環境整備に対して助成金を受けることができ、これにより職場定着が促進されることが期待されます。さらに、外国人労働者が働きやすい環境を整えるために、日本語教育支援や多文化理解に関する研修プログラムが提供され、職場への早期適応が支援されています。これらの支援により、企業は適切な雇用管理や法的対応を行いながら、円滑な受け入れ体制を整えることができるでしょう。

外国人増加中

日本で働く外国人労働者数は、2023年10月末時点で約205万人に達し、全雇用者の約3.4％を占めるまでに拡大しています。この増加は、2011～2012年の東日本大震災や2020～2021年の新型コロナウイルスによる影響で一時停滞が見られましたが、2010年代半ば以降には再び伸びが加速しています。
現在、製造業・非製造業を問わず、多くの企業が深刻な人手不足に直面しており、その対応策の一つとして外国人労働者の採用が進んでいます。特に、就労資格を持つ若年層の外国人労働者が多く、彼らの存在が日本の労働市場に新たな活力をもたらしていることは明らかです。そのため、今後も外国人労働者の役割は一層重要性を増すと予測されています。

外国人採用には就労可能な在留資格が必須であること

外国人労働者は、出入国管理及び難民認定法（入管法）で定められた在留資格の範囲内において、日本での就労が認められています。
現在、日本には29種類の在留資格があり、在留外国人が取得している資格もさまざまです。そのため、外国人を採用する際には、就労可能な在留資格かどうか、つまり仕事内容がその在留資格による活動制限に適合しているか、さらに在留期間が有効かどうかを必ず確認しなければなりません。



就労可能な在留資格は以下のとおりです。

基本的に、在留外国人からの応募があった場合は、面接前に在留資格を確認します。
在留カードを確認することで、在留資格、在留期間、就労制限の有無、資格外活動などを把握し、就労可能な資格かどうかを確認します。また、偽造された在留カードでないかを確認するために、出入国在留管理庁の専用アプリやWEBサイトを活用することも可能です。

特に注意すべき点は、在留カードを確認せずに就労資格のない外国人を雇用してしまった場合、故意ではなくとも、入管法に違反し「不法就労助長罪」に問われる可能性があることです。最悪の場合、逮捕や強制送還のリスクが生じるため、在留資格の活動制限をしっかり理解し、適法に副業などを行えるよう確認を徹底する必要があります。
なお、身分系の在留資格（永住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等、定住者）には活動制限がないため、職種や業種を問わず就労が可能です。

求人募集方法

外国人労働者を採用する際には、仕事内容や給与だけでなく、福利厚生や就労環境についても具体的かつ詳細な情報を提供することが大切です。例えば、住居や医療保険、ビザサポート、キャリア支援などの支援内容を明確にすることで、外国人求職者が日本での就労環境をより理解しやすくなります。
透明性のある情報提供によって、言語や文化の違いに対する不安を軽減し、安心して働ける職場であることをアピールしましょう。

送り出し機関・登録支援機関・監理団体

送り出し機関や登録支援機関・監理団体に依頼することで、採用プロセスの効率化だけでなく、外国人材の長期的な定着や活躍を支援することが可能です。

1. 技能実習生として受け入れる
技能実習生を求める企業から監理団体に対し、求人の申し込みを行います。求人票以外に、ミスマッチ防止のために、職場の写真や動画も準備します。この申込を受けて監理団体は、送り出し機関に対して技能実習生の正式な募集依頼をかけます。

2.特定技能生として受け入れる
海外から来日する外国人のケースとすでに日本に在留している外国人のケースで流れが違います。ここでは、海外から来日する外国人のケースでご紹介します。
企業はまず有料職業紹介事業者である登録支援機関との間で委託契約を結びます。そして企業は有料職業紹介事業者である登録支援機関へ求人の申込を行います。この申込を受けて有料職業紹介事業者である登録支援機関は、送り出し機関に対して特定技能外国人の正式な募集依頼をかけます。

3.技術・人文知識・国際業務として受け入れる
こちらも、海外から来日する外国人のケースとすでに日本に在留している外国人のケースで流れが違います。ここでは海外から来日する外国人のケースでご紹介します。
企業はまず有料職業紹介事業者との間で委託契約を結びます。そして企業は有料職業紹介事業者へ求人の申込を行います。この申込を受けて有料職業紹介事業者は、送り出し機関に対して技術・人文知識・国際業務外国人の正式な募集依頼をかけます。
送り出し機関を選ぶ際には、政府認定であること、フォロー体制の充実度、対応の迅速さやサポートの質など、十分な情報収集を行い、信頼できる機関と連携することが重要です。

※私たちミャンマー・ユニティは、政府認定の圧倒的No.1の正規人材送り出し機関です。ぜひお気軽にご相談ください。
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外国人向け求人サイト

外国人労働者をターゲットとした求人サイトは、企業が特定のスキルやバックグラウンドを持つ人材を効率的に探すために非常に有効です。例えば、高度専門職の在留資格を保有する外国人外国人求職者や、在留資格、特定技能での就労希望者など、ターゲットを絞った求人を掲載することで、採用精度を向上させることができます。また、多言語対応の求人ページによって、応募のハードルが低くなり、より広範な外国人材を惹きつけることができます。さらに、一部の求人サイトでは一次面接代行や応募者のスクリーニングサービスも提供しており、企業は多くの外国人求職者とのやり取りにかかる負担を省き、選考をより効果的に進めることができます。

日本語学校や留学生サポート団体

多くの留学生や外国人技能実習生は日本語学校やサポート団体に登録しています。
これらの機関と連携し、直接求人情報を提供することで、在留外国人の採用のチャンスを広げることができます。例えば、キャリアセミナーや求人説明会の実施、日本語学習支援プログラムの提供など、ターゲット層に合ったアプローチを組み合わせることで、企業のニーズと外国人労働者のマッチングがよりスムーズに行えるでしょう。

ソーシャルメディア

ソーシャルメディアを活用した求人掲載は、手軽でコストが低いため、非常に有効な手段です。SNSを通じて仕事を探している外国人求職者は多く、特にFacebookやLinkedIn、Instagramなどのプラットフォームは広く利用されています。これらのソーシャルメディアで英語や母国語を用いて求人情報を発信することで、海外からの直接応募を促進することができます。また、企業の文化や職場環境を写真や動画で紹介することで、応募者はより具体的に働くイメージを持つことができます。これにより、外国人求職者が企業に対して親近感を抱き、応募のハードルが下がる効果も期待できるでしょう。

ハローワーク

ハローワークには、外国人労働者の採用を支援する専門窓口が設けられており、地域に密着した公共機関として、多くの外国人求職者に利用されています。また、英語や母国語に精通した職員が常駐するハローワークも増えており、外国人向けの求人に関するアドバイスや手続きサポートを受けやすくなっています。さらに、多言語対応の求人票作成サービスや在留資格に基づく求人検索機能を活用することで、外国人求職者への効果的なアプローチが可能となり、採用プロセスをスムーズに進めることができます。

面接から書類手続き

面接

外国人採用の面接では、日本人応募者と同様の基準を適用しつつ、特有の課題に配慮して確認すべき点も多々あります。双方にとって実りある雇用関係を築くための面接を行いましょう。

• 日本語能力とコミュニケーション能力の確認

  業務上、日本語能力が求められる職場では、応募者の日本語能力を適切に見極めなければなりません。指示の理解や正確な実行、円滑な業務報告が可能かどうかは、職場の業務運営に直結します。
  一方で、日本語能力が必須でない職場においても、最低限の意思疎通ができるかの確認は必要です。ただし、応募者の日本語能力だけでなく、コミュニケーション能力全般を評価することで、現場での適応力や実務への貢献が期待できる人材を採用する手助けとなるでしょう。

• 仕事内容への理解と意欲

  外国人求職者の中には、勤務地や給与面に重点を置き、応募を決定するケースも見受けられます。そのため、実際の職場環境や仕事内容に対する期待とのギャップが生じることも少なくありません。このようなミスマッチが生じると、早期退職や業務不適応に繋がる恐れもあるため、面接時には、職場での役割や仕事内容が求職者の期待と合致しているかを話し合うことが大切です。特に、「なぜこの仕事を選んだのか」や「どのような点に興味を持っているか」といった質問を通じて、応募者が仕事内容に対してどれだけ理解し、関心を持っているのかを把握し、応募者のモチベーションや適性を見極めましょう。

• 前職の退職理由を確認する

  外国人応募者に対しても、前職の退職理由を確認することは非常に重要です。退職理由を通じて、仕事に対する姿勢や価値観、さらに行動特性をうかがい知ることができます。この情報は、長期的に安定して働ける人材かどうかを見極めるための重要な判断材料となります。

• 転職状況を確認する

  外国人求職者が現職を退職していないまま入社予定日に遅れるケースがしばしば見られます。こうした理由から、入社スケジュールに不確定要素がないかを確認するためにも、面接時に現職に退職意向を伝えているか、退職手続きが完了しているかなど、現職の状況についてしっかり確認しましょう。

• 文化的な違いへの理解

  外国人労働者と日本企業との間で文化的な違いが発生することは少なくありません。特に、日本の職場で重視される「勤務時間の管理」、「上下関係」、「チームプレイ」などに関して、理解にギャップが生じることがあります。そのため、これらの文化的な違いについて、面接前にしっかりと話し合い、応募者との相互理解を深めることが重要です。そのうえで、共生する意思が感じられる応募者を採用することが、雇用後のミスマッチを防ぐ一助となります。

書類手続き

入社前と入社後で必要な書類は異なり、いずれも適切に手続きを行わなければ法的問題が生じる可能性がある重要なプロセスです。

• 入社前に必要な書類手続き

  ・雇用契約書
  入社前に正式な雇用契約を結ぶ必要があります。雇用契約書は単なる法的文書にとどまらず、企業と労働者双方の信頼関係を築くための重要なツールです。トラブルを防止するためにも、口約束は避け、外国人労働者が理解しやすい言語（やさしい日本語や母国語）で、勤務条件、ビザに関連する情報、契約期間、更新条件、退職・解雇に関する規定などを可能な限り明確に記載し、雇用契約内容を外国人労働者が理解し、同意が得られるまで丁寧に説明を行いましょう。

  ・在留資格変更許可申請書
  企業は、外国人労働者が保有する在留資格が就労可能な資格かどうかを必ず確認します。仮に、仕事内容がその在留資格による活動制限に適合していない場合は、入社前に在留資格変更許可申請を入国管理局にて完了させる必要があります。
  申請手続きでは、企業が雇用契約書のコピー、法人登記事項証明書、決算報告書などを用意し、外国人労働者が自立して生活できる雇用条件を満たしていることを証明します。また、外国人労働者本人が在留資格変更許可申請書、在留カード、パスポートなどを持参して入国管理局で手続きを行います。なお、許可が下りるまでに通常1〜2ヶ月かかるため、入社日までに余裕を持って手続きを進めましょう。

  ・その他
  原則として、日本人労働者と同様に、雇用保険・社会保険・住民税・所得税・銀行口座開設などの手続きを行います。

• 入社後に必要な書類手続き

  ・外国人雇用状況届出書
  企業は、入国管理局や雇用対策法に基づき、外国人労働者の雇用・離職の際に、氏名や在留資格などをハローワークに届け出ることが義務付けられています。在留カードやパスポートのコピーの提出は不要ですが、外国人雇用状況届出書の記載内容に誤りがあると、企業に対して罰則が科される可能性があります。さらに、届出には期限が設けられているため、申請を忘れずに行いましょう。

  ・所属機関に関する届出書
  外国人労働者が特定の在留資格で働く場合、所属機関（企業）は、入社日から14日以内に出入国在留管理庁へ届け出る必要があります。この届出は、本人の署名があれば企業が代理で提出することも可能です。また、所属機関（企業）の名称や所在地が変更された場合も同様に提出します。

  ・在留期間更新許可申請書
  外国人労働者の雇用を継続する場合、在留資格の有効期限が切れる前に、出入国在留管理庁へ期間の更新申請を行います（在留資格の有効期限は1年、3年、5年など個々の状況によって異なる）。申請手続きでは、企業が在職証明書や前年分の給与所得の源泉徴収票などを用意し、外国人労働者が自立して生活できる雇用条件を満たしていることを証明します。また、必要に応じて、労働契約書や会社の決算報告書なども求められる場合があります。また、外国人労働者本人が在留期間更新許可申請書、現在の在留カード、パスポートなどを持参して出入国在留管理庁で手続きを行います。更新手続きを忘れ、在留資格の有効期限が切れたまま働き続けると、不法滞在と見なされ、罰金が科される場合があります。なお、許可が下りるまでに通常2週間から1ヶ月かかりますが、場合によってはさらに時間がかかることもあるため、余裕を持って手続きを進めましょう。

入社準備

外国人労働者を迎えるための職場環境の整備や文化的な配慮、住居の確保などの支援には、一時的なコストや労力が伴いますが、これらは企業の円滑な業務運営に直結する｢未来への投資｣と言えるでしょう。

• 言語的配慮

  日本語は世界でも習得が難しい言語の一つとされています。その複雑さに加え、日本特有の「空気を読む」コミュニケーション文化に戸惑う外国人労働者も少なくありません。そのため、外国人労働者の日本語レベルに応じた研修制度の導入や、基本的な言語サポートを取り入れた体制づくりが必要です。例えば、従来の日本人向けマニュアルをそのまま使用するのではなく、「やさしい日本語」への改訂、そして業界特有の難解な表現や専門用語を避け、簡潔で明確な言葉を用いることで、業務の理解度が向上し、労働者のミスを減らすだけでなく、生産性の向上にもつながるでしょう。

• 文化的配慮

  外国人労働者の文化や宗教観を尊重することは、職場の調和を保つために重要です。例えば、イスラム教徒であれば、決まった時間にお祈りをする習慣などの宗教的な制約を理解し、必要な配慮が求められます。他にも、食事面での禁忌や食材の制限についての理解、さらに、多文化共生を促進するための研修やワークショップなどの場を設けるなど、外国人労働者と日本人労働者が互いに多様性を認め合える機会を創出することも企業の重要な役割です。

• 生活基盤支援

  外国人労働者にとって、住居の確保は大きな課題となり得ます。言語の壁や文化的な違いから、賃貸物件の契約に困難を感じるケースも少なくありません。オーナー側が「意思疎通に不安がある」「保証人がいない」などの理由で貸し渋ることもあります。このような問題を解決するため、企業側が「寮・社宅」を提供するほか、「連帯保証人」や「保証会社」を確保するなど、住居面での支援を行うことが理想的です。住居が確保できることで、外国人労働者は生活面での不安を解消し、仕事に集中できる環境が整います。

注意点

日本人労働者と同等の賃金水準

外国人労働者には、日本人労働者と同様に「最低賃金」や「同一労働同一賃金」などの労働法が適用されます。よって、給与や残業代の支払い、福利厚生を含め、企業には法的基準を満たすだけでなく、公平な評価と差別のない待遇を提供する責任があります。これにより、労働者のモチベーションを高めるとともに、定着率の改善にもつながるでしょう。また、税金や福利厚生に関する事項は、日本人労働者でさえ理解が難しいことが多く、外国人労働者にとってはさらに難解です。そのため、給与について質問を受けた際には、控除額や手取り額の計算方法を分かりやすく説明し、外国人労働者が安心できるよう丁寧な対応を心がけましょう。

入社後の指導・育成

外国人労働者の指導・育成においては、日本人労働者向けの方法が必ずしも適しているとは限りません。日本人が慣れている暗黙の了解や間接的な表現が通じない場合も多いため、明確で具体的な指示を心がける必要があります。また、外国人労働者はキャリア形成に敏感であり、将来の見通しが描けない状況では離職を検討する傾向があります。そのため、定期的な1on1面談を実施し、進捗状況や評価、個々のキャリアプランを共有することは外国人労働者の定着率向上に効果的です。さらに、文化や言語が共通する先輩社員をロールモデルとして配置することで、不安の軽減や成長意欲の向上が期待できるでしょう。

まとめ

外国人労働者の存在は、労働力確保にとどまらず、共生社会の実現に向けた大きな一歩です。しかし、外国人採用フローには、在留資格の確認や法的手続きの遵守に加え、職場環境の整備やコミュニケーションサポートなど、日本人採用とは異なる点が多く存在します。特に初めて採用する企業では戸惑うこともあるでしょうが、政府の支援制度を活用することで、スムーズな採用が可能です。効率的な雇用戦略を立て、尊重し合える社会づくりに取り組みましょう。
弊社ミャンマー・ユニティは、中国の次に日本語学習者が多く、日本で働きたいという人が世界一多いミャンマーでの圧倒的No.1の送り出し機関です。日本を救うためにはミャンマー人が必要である。すなわち、ミャンマー・ユニティには日本を救う責任と義務、使命があると考えております。
外国人を採用する際にはぜひミャンマー・ユニティにお問い合わせください。